Електронний документообіг

ЕЛЕКТРОННИЙ ДОКУМЕНТООБІГ

Інтуїтивна, швидкодіюча і гнучка інформаційна система, що діє за принципом сайту.
Вона призначена для автоматизації, прискорення і спрощення процесів управління документами в організації.
Система управління документами KONTORA створена з використанням новітніх та найбільш передових технологій і на підставі досвіду, накопиченого протягом більш 25 років діяльності.

З допомогою системи управління документами KONTORA ви зможете автоматизовано виконувати наступні дії

  • у системі є особливо зручні робочі місця для відповідних фахівців;
  •  ясно показується інформація, актуальна для конкретного працівника;
  • просте відстеження розподілу доручень і ходу узгодження актуальних документів;
  • з допомогою ел. повідомлень (або зручних списків) система буде нагадувати про нові передані дані, доручення або завдання, термін виконання яких наближається до кінця (знижується ризик залишити
    непоміченою актуальну інформацію);
  • система повністю виключить можливість втрати документів;
  • працівникові не потрібно буде шукати необхідні документи в архіві чи у колеги;
  • зменшується ризик діяльності;
  •  зникає ймовірність втрати документів;
  • підвищується ефективність діяльності і прискорюється виконання завдань;
  • скорочуються витрати на папір, поштові послуги та офісне обладнання;
  • підвищується оцінка організації зацікавленими особами завдяки своєчасному і прозорому виконанню їх запитів;
  • поліпшується внутрішня комунікація між відділами та фахівцями;
  • для користувачів може бути обмежено доступ до відповідних документів, областям системи або процесам, що відбуваються;
  • не припиняється діяльність відділу у випадку виїзду, хвороби, відпустки колеги;
  • не дублюється інформація або забезпечується отримання додаткових даних у разі з’єднання цієї системи з державними і / або приватними
    інформаційними системами (EAIS, TAR/TAIS, Infolex, VIISP, E-pristatymas).
  • керівники одержують можливість особливо легко контролювати потік документів і приділяти більшу увагу пріоритетним роботам / документам;
  •  з допомогою системи зручно переглядати документи або розподіляти доручення навіть у випадку відсутності на робочому місці;
  • можливість працювати не тільки на екрані комп’ютера, але і на екрані телефону або планшетного комп’ютера;
  •  легко відстежувати шлях узгодження документів і знаходити авторів документів;
  •  легко формувати бажані звіти і переносити їх в бажаний формат (word, pdf, excel);
  •  можливість в особливо терміновому порядку знаходити актуальну або остаточну версію необхідного документа і бачити всі пов’язані додатки;
  •  система повністю підготовлена до мобільного підпису.

Основні модулі системи управління документами

Система управління документами KONTORA охоплює різні області діяльності, пов’язані з управлінням документами. Ми представляємо зведення базових і додаткових модулів, а також список типових інтеграцій.

  • Вхідні документи.
  • Самообслуговування в наданні документів
  • Вихідні документи
  • Модуль електронного підпису
  • Внутрішні документи
  • Рішення з управління рахунками-фактурами
  • Документи, що готуються
  • Канцелярії (компонента підлеглих / дочірніх підприємств)
  • Контрольовані мною документи
  • Компонента публікації документів
  • Правові акти
  • Протоколи
  • Договори Інтеграції
  • Доручення Інтеграція з системою електронної доставки E-pristatymas
  • Завдання Інтеграція з LDAP (Active Directory)
  • Послідовності робіт / процеси Інтеграція з EAIS (Інформаційною системою електронного
    архіву)
  • Шаблони документів Інтеграція з існуючими системами управління діяльністю
  • Передані документи / управління заміщеннями
  • Інтеграція с TAR/TAIS
  • Файли (плани документації)
  • Ел. листи
  • Рішення з архівування
  • Звіти

Система управління документами KONTORA використовується